関文グループ （以下当社と呼びます。関文グループ各社を含む）では、お客さまへのサービスの提供の為、お客様の氏名、住所、電話番号、生年月日、その他詳細な個人情報（以下、これらをまとめて「個人情報」といいます）をお尋ねする場合がございますが、当社は個人情報を重要なものと認識し、個人情報保護法などの法令・ガイドラインを遵守して、適切な個人情報の収集に努めるとともに管理を厳正に行なう等その取り扱いにつきましては細心の注意を払っております。
- １．個人情報の取得について
- 当社は個人情報保護法の施行前（2005年3月31日以前）に取得し、当社にてデータベース化し保有する個人情報に関しては、下記（３．個人情報の利用について）の利用目的で継続して利用させていただきます。
新たに個人情報を提供していただく場合、当社は別段の定めがない限り、下記（３.個人情報の利用について）の利用目的に掲げる範囲内において個人情報を利用致します。
但し、当社の社員が会話や名刺交換にて個人情報を受領する場合や、提供時の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。これらの場合には、本人が拒否する場合を除き、DMや電子メールによるサービスのご紹介や各種情報提供、及び営業、マーケ
ティング活動のために利用させていただくことがございます。
- ２．個人情報の管理・保護について
- 当社がお客様の個人情報を管理する際は、管理責任者を置き、適切な管理を行なうとともに、外部への流出防止に努めます。
また外部からの不正アクセス又は紛失、破壊、改ざん等の危険に対しては、適切かつ合理的な安全対策を実施し、お客様の個人情報の保護に努めます。
当社は、個人情報に係るデータベース等へのアクセスについては、アクセス権を有する者を限定し、社内においても不正な利用がなされないよう厳重に管理します。当社は、お客様によりよいサービスを提供するため、個人情報の取扱いを外部に委託することがあります。
この場合、グループ会社又は個人情報を適正に取り扱っていると認められる委託先（以下「業務委託先」といいます。）を選定し、委託契約等において、個人情報の管理、秘密保持、再提供の禁止等、お客様の個人情報の漏洩等なきよう必要な事項を取り決めるとともに、適切な管理を実施させます。
- ３．個人情報の利用について
- （１）利用目的
【会 員】（当社が経営するゴルフ場及び練習場の会員）
１） 会員に対し、関係書類（会報、優待情報、営業情報等に関する書類）を送付すること。
２） 会員に対する以下の連絡業務を行なうこと。案内・照会・依頼・通知・請求・勧告等
３） 会員の来場記録を、当社の運営に必要な資料作成のために利用すること。
４） 当社の競技会に参加の氏名、ハンディキャップ、年齢、写真等、競技結果を競技関係者、会報、掲示板等第三者に公表する。
５） 会員のハンディキャップをクラブハウス内掲示板、会報等により公表する。
６） 会員権の譲渡、継承の手続きに関して、会員権業者等その関係者から正当な理由、必要性のある照会は、当該会員権に関わる会員氏名、住所、預託金の金額、年会費等の滞納の有無とその金額を適宜の方法で回答すること。
【入会申込者】
当社が経営するゴルフ場に入会される際入会申込書から提出された個人情報は、入会審査手続き、入会後の会員関係業務を実施するためにのみ使用する。その他、前記【会員】の各事項
【登録家族会員】
当社が経営するゴルフ場及び練習場の会員により登録された登録家族会員（ファミリー会員も同じ）の個人情報は、【非会員】１）～４）の利用目的のためにのみ利用致します。
【非会員】
当社が経営するゴルフ場及び練習場施設を利用されるに際し、利用申込書（ゲストご署名カード、御署名簿等）に記入された氏名・住所・電話番号等の個人情報は、次の目的のために使用する。
１） 施設利用料金請求手続きのため。
２） ご来場者に施設利用に関してのご連絡のため。
３） ご来場者の来場記録は、当クラブの運営に必要な資料作成のため。
４） ご来場者に限定した営業情報（特別営業・プレー料金のご案内等）を送付するため。
個人情報は上記目的に沿い、サービスを確実に遂行する為利用いたします。当社のグループ会社は、サービス提供をする目的で、共同利用させていただきます。なお、お客様からいただいた個人情報はお客様から同意がない限り、前述の利用目的以外には利用いたしません。
- ４．個人情報の提供について
- 当社は正当な理由がある場合を除き、お客様ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しませ
ん。
当社が、当社の子会社、業務委託先および提携先、ならびに当社または当社の子会社の関連業務の承継先以外の第三者に対して、個人情報を提供するのは、警察庁との協約に基づく所轄警察署への身分照会など、その他法令に基づく場合、または、人の生命、身体または財産の保護、公衆衛生の向上もしくは児童の健全な育成の推進のためにとくに必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときに限定されます。
- ５．個人情報の開示、訂正、利用停止等について
- 当社は、お客さまご本人からの保有個人情報の開示、訂正、利用停止等の請求に対して適切に
対応します。
当社はお客さまご本人から、保有個人情報の開示を求められたときは、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ばすおそれがある場合その他正当な理由がある場合を除き、お客さまご本人に対し、当該保有個人情報を開示します。
当社は、保有個人情報の内容が事実と異なる場合にはお客様ご本人からの請求により、利用目的の達成に必要な範囲内において、当該保有個人情報の内容の訂正、追加または削除を行ないます。
当社は、保有個人情報が利用目的の制限に違反して取り扱われている場合、もしくは、不正の手段により取得された場合、または、法令に違反して第三者に提供されている場合には、お客様ご本人からの請求により、違反を是正するために必要な限度で、当該保有個人情報の利用の停止または消去を行い、または第三者への提供を停止します。
ただし利用停止等を行なうことが困難な場合であって、お客様ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、当該措置をもって利用停止等に替えることとします。
- ６．改定について
- 【個人情報の取扱いについて】において重要な変更がある場合には、当社WEBサイトもしくは各種便りにおいて告知致します。その他の変更につきましては、最新の情報を当社WEBサイトもしくは下記お問合せ窓口にてご確認下さい。
- ７．お問合せ
- お客様の個人情報に関するお問い合せについては下記にて受け付けております。個人情報取扱い等に関する苦情、相談の申出、請求の提出に関わる本人又は代理人であることを確認のために、確認方法として次の各証等の資料の提示または提出を求める事があります。
運転免許証、パスポート、印鑑証明書等
【個人情報保護基本方針】
関文グループ（以下当社と呼びます。関文グループ各社も同じ）は、以下の基本方針にしたがって個人情報の保護を行ないます。
１． 当社は、個人情報保護に関する法律を遵守し、その保護について継続的な改善を図ってまいります。
２． 当社は、個人情報の取得にあたり、利用目的をできる限り明確にし、必要な範囲内で個人情報を取得します。
３． 当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲に限定して利用します。
４． 当社は、個人情報を取扱うにあたり、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の予防等、適切な措置を講じます。
５． 当社は、個人情報を適正に取扱うために、責任者を置き、全職員に対する教育を行なってまいります。
６． 当社は、業務委託で個人情報を委託先に開示する場合は、適正な管理の下で行ないます。
７． 当社は個人情報の取扱いにあたり、本人が適切に関与できるよう、合理的な範囲で速やかに対応します。
- ８． 以上は個人情報に関する基本方針です。
- 詳細に関しましては、下記『お問合せ窓口』までお問合せ下さい。
『お問合せ窓口』
関文グループ総本社
〒160-0023 東京都新宿区西新宿7-5-3
TEL 03-3366-2511
kbg@kanbun-group.co.jp
